Die zunächst einfache Antwort: durch digitale Speicherung aller Daten, die derzeit noch in Papierform vorliegen.
Schwachstellen durch eine Prozessanalyse identifizieren
Nur, allein die Entscheidung für die Digitalisierung einer Ordination reicht leider nicht aus, denn zuallererst muss die Basis geschaffen werden, auf der die Datendigitalisierung aufsetzen kann. Um diese Basis zu generieren, müssen zunächst alle derzeit existierenden Prozesse, und damit einhergehend auch die Schwachstellen in der Ordination, identifiziert werden, um diese in einem nächsten Schritt lösen bzw. optimieren zu können.
„Denn ein „schlechter“ Prozess bleibt ein „schlechter“ Prozess, auch wenn er digitalisiert wird!“
Es soll einfacher werden
Der größte Fehler wäre ein starres System auf eine Praxis überzustülpen, ohne zuvor die Abläufe „unter die Lupe zu nehmen“ – denn das Ziel ist, dass es für Sie und Ihre Mitarbeiter einfacher werden soll. Einfacher, das heißt auch mehr Präzision, Komfort und Effizienz und vor allem mehr Zeit für die Medizin, und das wiederum führt zu einer optimierten Praxis, zufriedenen Mitarbeitern und einer stressfreien Ordination.
Also, um das Maximale aus dem Projekt „Praxisdigitalisierung“ herauszuholen, müssen vor der Digitalisierung die Ordinationsprozesse durchleuchtet und optimiert und erst in einem zweiten Schritt digitalisiert werden.
Und das lässt sich am besten mit einem „Fahrplan zur digitalen Ordination“ realisieren:
I. STATUS CHECK
Jede Ordination ist individuell und eine Universallösung gibt es daher nicht. Deswegen werden in einem ersten Schritt die individuellen Anforderungen an die Digitalisierungsinstrumente geklärt, indem Sie sich folgende Fragen stellen und beantworten:
1. Schritt: Anforderungen Patient:innenstruktur
Wie „digital affin“ sind Ihre Patient:innen? Und, möchten Sie neue Patient:innen gewinnen?
2. Schritt: Anforderungen Ordinationsteam
Wie „digital affin“ sind Ihre Mitarbeiter:innen? Sind sie offen für Neues? Welche (Wunsch-) Vorstellungen haben Sie und Ihr Team?
3. Schritt: Anforderungen Prozesse
Welche Patient:innen- und internen Prozesse gibt es in Ihrer Ordination und welche sollten sinnvollerweise digitalisiert werden? Keine Digitalisierung „um jeden Preis“! Das Ziel ist immer die Effizienzsteigerung von (Routine-)Tätigkeiten, indem Ordinationsprozesse sinnvoll und durchdacht modernisiert werden.
II. MASSNAHMEN & PRIORITÄTEN
Wichtig ist die Digitalisierung in kleinen Schritten anzugehen, und hierfür ist die Festlegung von Prioritäten elementar. Dazu gehen Sie alle Maßnahmen durch und stellen sich die Frage von welchen Anwendungen Sie, Ihr Team und Ihre Patient:innen am meisten profitieren können.
Wichtig hierbei ist das gesamte Team in den Umsetzungsprozess miteinzubinden, um mögliche Vorbehalte zeitnah abzubauen.
„Unser Tipp: Digitalisierung light – mit einfachen Prozessen starten: Starten Sie die Digitalisierung mit einfachen Abläufen in Ihrer Ordination und einem gut durchdachten Timing. So können Sie Ihre Mitarbeiter gleich zu Beginn miteinbeziehen und können durch genügend Zeit auf Skepsis und Ängste aus Ihrem Team reagieren!“
III. UMSETZUNG
Auf Basis Ihrer bereits geleisteten Vorarbeiten können Sie nun Ihre individuellen Digitalisierungsbausteine umsetzen. Und Sie haben sogar die Möglichkeit nationale als auch regionale Förderung in Anspruch zu nehmen.
Digitale Tools für Ihre Ordination
Es stellt sich nun die Frage, welche digitalen Tools für Ihre Ordination überhaupt sinnvoll sind. Es müssen nicht immer große und teure Lösungen sein, die Sie und Ihre Ordination an Ihr Ziel bringen. Hier eine kleine Auswahl an digitalen Tools:
Online-Terminbuchungssysteme
Aktuelle und repräsentative Studienergebnisse zeigen, dass über 70% der Patient:innen ihre Arzttermine gerne abseits der starren Sprechzeiten vereinbaren möchten. Die Lösung hierfür sind Online-Terminbuchungssysteme, die 24 Stunden am Tag, an 365 Tagen im Jahr über alle Endgeräte genutzt werden können. Neben dem Service für den Patient:innen hilft es Ihnen Ihre Mitarbeiter am Telefon zu entlasten, und Sie erreichen mit dieser Maßnahme gleichzeitig eine neue Patient:innenklientel.
Digitale(r) Patient:innen Check-In/Anamnese/Patient:innenaufklärung
Hierbei checkt sich der Patient:in selbst in Ihrer Praxis ein, indem er die benötigten Formulare und Befragungen vor dem oder während des Praxisbesuchs eigenständig ausfüllt. Bei der digitalen Patient:innenaufklärung haben Sie die Möglichkeit Ihre Patient:innen umfassend über all Ihre Leistungen vom Wartezimmer bis in Ihr Sprechzimmer zu informieren inklusive einer digitalen und rechtskonformen Unterschrift Ihrer Patient:innen.
Diese Maßnahmen fügen sich dabei nahtlos in die bestehenden Abläufe Ihrer Ordination ein, und ersparen damit Ihnen und Ihrem Team viel Zeit. Zeit, die Sie für Ihre Patient:innen haben.
Digitales Qualitätsmanagement
Jede Ordination ist verpflichtet, bestimmte Pflichtdokumente und -nachweise zu führen, deren Grundlagen die Qualitätssicherungs- und Hygieneverordnung bilden.
Digitale Tools sind mittlerweile in der Lage das komplette Qualitätsmanagement wie z.B. die Bereiche Hygiene, Notfallversorgung, Personaleinsatz, Datenschutz oder Patient:innensicherheit übersichtlich und transparent für alle zu dokumentieren, was zuvor mühsam händisch in Papierform nach Endkontrolle und Prüfung einsortiert und abgelegt werden musste. Und das immer konform mit den aktuellen Verordnungen. Alles digital, ganz ohne Papier.
Digitale Zeiterfassung
Mit der digitalen Zeiterfassung entfallen auch endlich all Ihre händischen Stunden- und Urlaubsaufzeichnungen. Sie und Ihr gesamtes Ordinationsteam haben stets einen Überblick über Arbeitszeiten und Nichtleistungszeiten und erforderliche Dokumentationen werden einfach per Mausklick erstellt. Das ist der Anspruch an eine zeitgemäße Arbeitszeiterfassung für Ihre Ordination.
Sie haben Fragen? Dann freuen Wir uns von Ihnen zu hören!
Tina Jung, MBA
MEDconcept Unternehmensberatung GmbH